Se va face toaletarea si desprafuirea documentelor Se indeparteaza acele, agrafele, filele nescrise si dubletele , se va face netezirea foilor inlaturarea marginilor franjurate fara eliminarea partilor utile Documentele din fiecare dosar se leaga in coperte de carton de legatorie de 1,5 mm fara insertii lemnoase, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, desenelor, datelor, rezolutiilor; Cotorul dosarului va fi panzat , de preferinta o culoare mai deschisa pe care este vizibil scrisul; Legarea se va face in 4 puncte, cu ata de legatorie,( vegetala); Cusatura de legatura se aplica la o distanta de cel putin 12-15 mm de partea scrisa spre margine. In cazul in care marginea de indosariere este mai mica de 15 mm se lipeste o alonja de indosariere Se va face numaratoarea filelor Dosarul va avea maxim 250-300 file Pe coperta dosarului, pe eticheta se înscriu: denumirea institutiei şi a compartimentului creator, numărul dosarului din inventar , continutul dosarului, datele (ziua, luna, anul) documentelor din dosar, numarul volumului ( daca sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare; Pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, se face certificarea unitatilor arhivistice (dosare, registre)