Se achizitioneaza servicii de arhivare de la un prestator autorizat in acest sens, cu urmatoarele caracteristici: - Desprafuirea documentelor; - Ordonarea cronologica a documentelor sau dupa alte criterii specificate de beneficiar, sortarea acestora si indepartarea celor nefolositoare; - Indepartarea acelor, clemelor, agrafelor metalice, filelor nescrise, a dublurilor si a altor elemente care nu constituie documente; - Intretinerea documentelor prin toaletarea acestora - inlaturarea marginilor franjurate, netezirea filelor, plierea la nivelul dosarului; - Constituirea dosarelor(1 dosar reprezinta o unitate arhivistica): - legarea documentelor in dosare format A4 cu cotor de maxim 2.5 cm in asa fel incat acestea sa poata fi citite(pentru dosarele cu un numar redus de file, se pot folosi dosare cu cotorul mai mic); - dosarul nu va depasi un numar de 250 - 300 de file, in cazul depasirii se constituie mai multe volume; - inscrierea pe coperta dosarului a denumirii unitatii si compartimentului creator, numarul de dosar din inventor, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput si sfarsit, numarul de file, volumul si termenul de pastrare, pe baza nomenclatorului arhivistic pus la dispozitie de catre beneficiar; - la cerere se pot inscriptiona dosarele si pe cotor cu datele solicitate de beneficiar; - aranjarea arhivei si inscriptionarea rafturilor; - inventarierea electronica a dosarelor (la receptia finala se preda baza de date a arhivei constituite)