-Desprafuirea documentelor; -Ordonarea documentelor pe compartimente, ani si termene de pastrare; -intocmirea opisului interior cu continutul dosarului; -Indepartarea acelor, clemelor, agrafelor metalice, filelor nescrise, a dublurilor si a altor elemente care nu constituie documente; -Intretinerea documentelor prin toaletarea acestora - inlaturarea marginilor franjurate, netezirea filelor, plierea la nivelul dosarului; -legarea documentelor in dosare asigurate de catre beneficiar, in asa fel incat acestea sa poata fi citite; - dosarul nu va depasi un numar de 250-300 de file, in cazul depasirii se constituie mai multe volume; - numerotarea filelor; - pregatirea dosarelor pentru certificare prin aplicarea unei etichete peste capetele sforii cu care a fost legat dosarul si certificarea “Prezentul dosar contine……file”, in cifre, si intre paranteze, in litere; - inscriptionarea pe coperta dosarului a continutului pe scurt, anului, numarului de inventar, de file si termenului de pastrare; -Inventarierea electronica a documentelor