Depozitul de arhiva corespunde conditiilor cerute de Legea nr. 16/1996 si de Normativul privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor. Depozitul este dotat cu sistem de supraveghere video si de înreg. date pe server. Arhiva va fi predata gestionarului pe baza inventarelor si a PV de preluare în gestiune. I. Verificarea continutului cutiilor si preluarea in gestiune a documentelor de catre gestionar pe baza inventarelor. II. Depozitarea, gestionarea arhivei si transportul documentelor solicitate II.1. Organizarea arhivei in incinta locatiei destinate depozitarii conform Legii nr. 16/1996. II.2. Gestionarea arhivei pe durata depozitarii II.2.1. Pentru regasirea rapida a documentelor solicitate sunt necesare: - Intocmirea Ghidului de raft - Registru de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor dosarelor (daca fondul este inventariat) - Monitorizarea intrarilor si iesirilor de documente/cutii din depozit prin crearea si completarea Registrului de depozit II.2.2. Gestionarea curenta a depozitului de arhiva: - verificarea si monitorizarea conditiilor optime de temperatura si umiditate - verificarea integritatii mijl de protectie a doc(cutii) - monitorizarea planului de intretinere a depozitelor de arhiva (desprafuire, dezinsectie si dezinfectie periodica). II.3. Organizarea activitatii de curierat a documentelor solicitate (in forma fizica) de catre beneficiar. Livrarea doc.in termen de 48 ore de la solicittare.