Se numeroteaza polita fiecarui raft si in inventarul electronic se va mentiona pozitia fiecarui dosar in spatiul de depozitare, astfel incat identificarea oricarui document in spatiul de depozitare va fi foarte rapida Manipularea documentelor in spatiul amenajat pentru prelucrarea documentelor Documentele din fiecare dosar se leaga cu sfoara in coperti de carton , in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului. Dosarele constituite nu trebuie sa depaseasca 250-300 de file , in cazul depasirii acestui numar se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar. Pe coperta dosarului se inscriu : denumirea unitatii si a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar , anul , datele extreme ale documentelor, volumul si termenul de pastrare. * Pretul ofertat include materialele necesare: coperta de carton, sfoara, coli albe. Dosarele se depun la compartimentul de arhiva pe baza de inventare. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de pastrare create in cursul unui an de catre un compartiment de munca. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecare volum va primi un numar curent distinct. Dosarele care cuprind mai multi ani se vor inventaria de la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme. Unde este necesar, pe coperta dosarului se inscriu: denumirea unitatii si a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar, anul, datele extreme ale documentelor, volumul si termenul de pastrare