Serviciul presupune: 1. Scanare documente • scanare documente fila cu fila pentru fiecare dosar / unitate arhivistica in parte • utilizare echipamente si solutii software profesionale de scanare, arhivare ce permit lucrul rapid cu volume mari de documente. • documentele vor fi scanate, prelucrate, indexate si arhivate conform cerintelor stabilite • crearea unor reproduceri digitale fidele, caracterizate de calitate, persistenta (posibilitate de acces pe termen lung) • scanarea documentelor se va face asigurandu-se integritatea documentelor, in functie de gradul de uzura al acestora; 2. Identificarea si indexarea documentelor • aceste operatiuni se vor face dupa campurile stabilite de comun acord pentru o regasire rapida a documentelor in arhiva electronica. • stabilirea denumirii fisierelor de imagine, astfel incat sa se reflecte ierarhia folderelor permitand localizarea dosarului caruia i-a apartinut actul scanat, chiar daca fisierul de imagine este scos din contextul din care a fost stocat; • gruparea documentelor electronice in dosare electronice; • asigurarea evidentei procesului de scanare a dosarelor prin intocmirea unui inventar arhivistic electronic ce va contine numarul curent, denumirea si / sau index de informatie, numarul filelor, observatii, etc. 3. Baza de date • baza de date va fi exclusiva, asigurand in acest fel deplina confidentialitate a datelor prelucrate • accesul la baza de date va fi permis doar pe baza drepturilor setate pentru fiecare utilizator