- toaletarea documentelor se face cu scopul de a curata documentele prin inlaturarea prafului , hartiei maruntite si a efectelor biodeteriorarii documentelor din arhiva; - intretinerea documentelor consta in : - netezirea foilor, inlaturarea marginilor franjurate, fara eliminarea partilor utile (text, desen, etc); - reparatii ale zonelor sfasiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, in principiu A4; - indepartarea agrafelor metalice, capselor, clemelor, filelor nescrise, dubletelor, gruparea documentelor in dosare potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in legislatia in vigoare, ordonarea cronologica a documentelor in cadrul dosarului. - documentele se indosariaza astfel incat sa se asigure citirea completa a textului. Indosarierea, inventarierea si organizarea documentelor se face astfel: - aranjarea documentelor in coperti de carton in ordinea indicata de operatorul de program, gaurirea se face cu masina de gaurit in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului si sa se evite deteriorarea in timp a hartiei. - filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus cu creion negru , in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum - max 200-250 file - certificarea unitatilor arhivistice se face pe o foaie nescrisa, pusa la sfarsitul dosarului, prin formula ,, Prezentul dosar contine ..... file (cifre si litere) da