Constituirea unităților arhivistice Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii ambelor părți. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. Toate documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform prevederilor legale în vigoare. Documentele ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Pe copertă se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea beneficiarului - denumirea compartimentului creator - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. În funcție de genul documentelor conținute și de problema la care se referă acestea, un dosar poate avea un număr variabil de file, care poate fi cuprins între 1 și 250-300 de file. În cazul depăşirii numărului maxim de 250-300 de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Documentele care sunt în format mai mare se vor plia corespunzător pentru încadrarea la format A4. Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încâ