Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate de la beneficiar/servicii/departamente pe bază de proces-verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Conform autorizațiilor de funcționare ale prestatorului de servicii, documentele pot fi prelucrate în spațiile proprii. Documentele preluate pot fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție. Ordonarea și gruparea documentelor Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, în baza prevederilor legale în vigoare. Constituirea unităţilor arhivistice Documentele grupate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: