Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. In vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni: documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt; se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele. documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor; dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar; filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum; pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare; pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (regi