STEFADINA COMSERV SRL

Mutare 307 cutii cu documente solicitate ocazional din corp C la Odai pe fonduri arhivistice si termene de pastrare - Mutare 902 cutii cu documente solicitate ocazional din arhiva H la Odai pe fonduri arhivistice si termene de pastrare - Mutare 675 cutii cu documente solicitate zilnic din arhiva C in arhiva din H pe fonduri arhivistice si termene de pastrare - Demontare 38 rafturi metalice cu 3 polite si montarea lor in depozitul de arhiva de la Odai.

Modul raft de arhiva L 1000 x l 400 x H 2000 - 4 polite - 20 buc.

Cutii de arhiva

Prestare de servicii aferente lunii iulie, pentru o cantitate maxima de 1.400 metri liniari, conform ofertei operatorului economic.

Prelucrarea arhivistica a documentelor Preluarea doc pe baza de PV de preluare si transportul acestora la sediul prestatorului. Ordonarea si gruparea documentelor cf criteriilor stabilite de comun acord. Constituirea dosarelor; Introducerea documentelor in coperti de carton; Scrierea pe fata copertei dosarului a elementelor de identificare. Legarea dosarelor. Organizarea fondului arhivistic prelucrat conform criteriilor de ordonarea stabilite initial. Introducerea dosarelor in cutii de arhivare si etichetarea acestora. Numerotarea cutiilor in cadrul fondului. II. Inventarierea documentelor Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi termene de pastrare create în cursul unui an de catre un compartiment de munca cf nomenclatorului arhivistic al beneficiarului. Receptia serviciilor de arhivare a documentelor de catre responsabilul cu arhiva al beneficiarului, pe baza de proces verbal de receptie. Se vor preda inventarele pe suport de hartie (1 exemplar) si pe CD

Servicii de depozitare, gestionare si curieratul documentelor solicitate. Cadrul obligational va fi stabilit contractual. Cantitatea initiata a fost determinata prin raportare la o cantitate de 82 ml de documente pentru o perioada de 7 luni.

Prestare de servicii aferenta lunii iunie, pentru o cantitate maxima de 1400 metri liniari , conform ofertei operatorului economic

Prelucrarea arhivistica a documentelor Preluarea doc pe baza de PV de preluare si transportul acestora la sediul prestatorului. Ordonarea si gruparea documentelor cf criteriilor stabilite de comun acord. Constituirea dosarelor; Introducerea documentelor in coperti de carton; Scrierea pe fata copertei dosarului a elementelor de identificare. Legarea dosarelor. Organizarea fondului arhivistic prelucrat conform criteriilor de ordonarea stabilite initial. Introducerea dosarelor in cutii de arhivare si etichetarea acestora. Numerotarea cutiilor in cadrul fondului. II. Inventarierea documentelor Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi termene de pastrare create în cursul unui an de catre un compartiment de munca cf nomenclatorului arhivistic al beneficiarului. Receptia serviciilor de arhivare a documentelor de catre responsabilul cu arhiva al beneficiarului, pe baza de proces verbal de receptie. Se vor preda inventarele pe suport de hartie (1 exemplar) si pe CD

Servicii de inventariere a documentelor constituite în unități arhivistice, aflate în păstrare la sediul Instituției Prefectului-Județul Ilfov și acordarea de suport tehnic pentru întocmirea lucrării de selecționare a documentelor cu termen de păstrare expirat în anul 2021, preluarea fizică de către prestator a unităților arhivistice propuse pentru casare în păstrare la până la realizarea predării acestora către o societate specializată, în vederea distrugerii lor, în cantitate de 3200 de unități arhivistice. Prestarea serviciilor va incepe la data de 01.06.2021

Prestare de servicii aferenta lunii mai, pentru o cantitate maxima de 1400 metri liniari, conform ofertei operatorului economic.

Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvateDocumentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate pe probleme şi termene de păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, în baza prevederilor legale în vigoare. Constituirea unităţilor arhivistice continuarea activitatilor precedente

conform descrierii, se va incheia contract, cu posibilitatea de prelungire prin act aditional pana cel mai tarziu la data de 30.04.2022

Prestatorul va acorda suport tehnic pentru parcurgerea procedurii de selectionare a documentelor cu termen de pastrare expirat, pentru intocmirea dosarului si inaintarea acestuia catre Arhivele Nationale pentru aprobare. • Analiza documentelor pe baza inventarelor întocmite de prestator. Luarea deciziei finale cu privire la documentele propuse spre selecționare. • - Activități ce revin prestatorului – pregătirea lucrării de selecționare: • Verificarea existentului cu inventarele. • Evaluarea și stabilirea importanței documentelor, pe parcursul efectuării activității de selecționare pe baza următoarelor criterii: • valoarea istorică • vechimea documentelor • frecvența în cadrul Fondului Arhivistic Național • rolul și atribuțiile creatorului documentelor sau fondului • cantitatea documentelor • starea de conservare a documentelor. • Selectarea inventarelor pentru documentele cu termen de păstrare permanent și expirat, care vor face obiectul lucrării de selecționare și înaintarea acestora către Comisia de selecționare a creatorului de documente în vederea analizei. - a controlul lucrării de selecționare de către reprezentanții Arhivelor Naționale, la fața locului, în depozitul de arhivă, prestatorul va pune la dispoziția acestora toate documentele. Iar dupa selectionare prestatorul are obligatia de a recota inventarele si reasezarea documentelor in arhiva.

Servicii de depozitare, gestionare si curieratul documentelor solicitate. Cantitatea initiata a fost determinata prin rapoartare la 79 ml documente. Cadrul obligational va fi stabilit contractual. Perioada contractuala 01.05.2021 - 31.05.2021.

Prestare servicii lunare de depozitare pentru perioada 01.05.2021-31.12.2021 a unei cantitati de 620 cutii arhiva, respectiv 206 ml, in valoare de 2.163 lei/luna la care se adauga TVA. Valoare contract 17.304 lei (206 ml * 10,5 lei * 8 luni) la care se adauga TVA . Depozitul de arhivă trebuie să corespundă condiţiilor cerute de Legea nr. 16/1996, cu actualizările şi completările ulterioare, de Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, precum şi de Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996. Depozitul de arhivă trebuie să fie dotat cu sistem de supraveghere video . Prestatorul trebuie să dețină Autorizația de funcționare pentru prestare serviciul arhivistic de păstrare și conservare a documentelor, precum și Autorizațiile de securitate la incendiu . Serviciile trebuie să includă: a. Pregătirea în vederea gestionării b. Gestionarea arhivei pe durată depozitării c. Organizarea activităţii de transport al documentelor solicitate.

SERVICII AFERENTE LUNII APRILIE, PENTRU O CANTITATE MAXIMA DE 1400 METRI LINIARI, CONFORM OFERTEI OPERATORULUI ECONOMIC

Documentele se vor introduce in cutii de plastic in vederea transportului in ordinea in care se gasesc in depozitul achizitorului. Cutiile vor fi numerotate pentru a se pastra ordinea documentelor/bibliorafturilor/dosarelor. Intreaga cantitate de documente se va transporta din locatia in care sunt depozitate in prezent documentele la locatia indicata de achizitor. Mijloacele de transport sunt destinate transportului de documente, sunt prevazute cu dispozitive de urmarire GPS si vor urma traseul prestabilit la inceperea serviciilor, agreat de achizitor. Bibliorafturile se vor scoate din cutiile de plastic si se vor aseza pe rafturi pastrandu-se ordinea initiala a acestora. Durata estimata a relocarii va fi in functie de cantitatea de documente relocate. Pretul unitar ofertat include contravaloarea operatiunilor de introducere a documentelor in cutii, incarcarea/descarcarea in/din mijloacele de transport, asezarea documentelor in noua locatie.

Caracteristici cutie: • culoarea bej, executata din carton CO III, cu pereti în 3 straturi, cel din interior din carton ondulat pentru marirea rezistentei la manipulare • capac rezistent la manipulare si care protejeaza documentele impotriva prafului • fante laterale pentru manipulare usoara si aerisirea documentelor • adecvata pastrarii documentelor Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm

Rafturi Caracteristici tehnice: - înălțimea picioarelor: 2,5 m; - lungimea polițelor este de 1,00 m; - lățime 0.40 m

Constituirea unitatilor arhivistice a.Preluarea documentelor- Documentele vor fi preluatede la beneficiar pe baza de proces verbal de predare primire semnat de catre reprezentantii beneficiarului si ai prestatorului.Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate .b. Ordonarea si gruparea documentelor- Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice si si in cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme si termen de prastare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, in baza prevederilor legale in vigoare.c.Constituirea unitatilor arhivistice - Documentele grupate cronologic, pe probleme si termene de pastrare, se vor introduce in coperti de carton si se vor constitui unitatile arhivistice. Un dosar nu va avea un numar mai mare de 250-300 file.Dosarele vor fi legate in coperti de carton. Se asigura de catre prestator copertile de carton si celelalte furnituri necesare legarii documentelor si inscrierii datelor de identificare ale dosarului pe coperta.e. Organizarea fondului arhivistic prelucrat- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit initial.Acestea vor fi introduse in cutii de arhiva care vor fi numerotate , furnizate de prestator. Intregul fond arhivistic va fi supus operatiunii de inventariere.Inventarele se vor preda pe suport de hartie si pe CD. Se va respecta oferta din SEAP.