STEFADINA COMSERV SRL

Servicii de digitizare, indexare și restaurare a documentelor din Biblioteca Academiei Române.

Contract de prestari servicii de arhivare si depozitare a documentelor

servicii aferente lunii ianuarie pentru o cantitate maxima de 1400 ml, conform ofertei operatorului economic.

,,SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA,, în cadrul proiectului Consolidarea capacitații administrative a Municipiului Lugoj prin dezvoltarea capacitații de planificare strategică și prin simplificarea procedurilor administrative pentru reducerea birocrației destinate cetățenilor

Achizitionarea de produse și servicii, respectiv: modul de raft cu înălțimea de 3m cu 10 polite-5 buc. și servicii de montare pentru module de raft cu înălțimea de 3 m cu 10 polițe, pentru 5 buc., produse și servicii necesare pentru asigurarea condițiilor materiale necesare funcționării grupurilor tehnice de lucru de pe lângă comisiile tenice, constituite în conformitate cu prevederile Ordinului Prefectului nr.480/25.09.2020, în vederea susținerii activităților Biroului Electoral Județean Ilfov, la alegerile pentru Senat și Camera Deputaților

Servicii de arhivare în conformitate cu prevedererile Legii nr. 16/1996, cu actualizările şi completările ulterioare si a Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, pentru: - prelucrare arhivistică pentru un număr total de 1.315 dosare; - actualizarea a 1.152 dosare declarații 0,12% operatori existenți; - constituirea a 126 dosare declarații 0,12% operatori noi; Doc. vor fi transportate cu mijloacele de transport ale prestatorului. Dosarele legate vor fi introduse in cutii de arhiva, cu dimensiunile 38 cm x 32 cm x 26,5 cm. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi termene de pastrare create in cursul unui an d

Achizitionarea de servicii de Depozitare pentru o cantitate de 121,67 ml, respectiv 365 cutii de arhivă, pentru luna decembrie 2020. Depozitul de arhivă trebuie să corespundă condiţiilor cerute de Legea nr. 16/1996, cu actualizările şi completările ulterioare, de Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, precum şi de Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996. Depozitul de arhivă trebuie să fie dotat cu sistem de supraveghere video . Prestatorul trebuie să dețină Autorizația de funcționare pentru prestare serviciul arhivistic de păstrare și conservare a documentelor, precum și Autorizațiile de securitate la incendiu . Serviciile trebuie să includă: a. Pregătirea în vederea gestionării b. Gestionarea arhivei pe durată depozitării c. Organizarea activităţii de transport al documentelor solicitate

1 metru liniar de arhiva = 3 cutii pentru pastrarea dosarelor Caracteristici cutie: • culoarea bej, executata din carton CO III, cu pereti în 3 straturi, cel din interior din carton ondulat pentru marirea rezistentei la manipulare • capac rezistent la manipulare si care protejeaza documentele impotriva prafului • fante laterale pentru manipulare usoara si aerisirea documentelor • adecvata pastrarii documentelor Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm

Achizitionarea de produse și servicii, respectiv: modul de raft cu înălțimea de 3m cu 10 polite-24 buc. și servicii de montare pentru module de raft cu înălțimea de 3 m cu 10 polițe, pentru 24 de buc., produse și servicii necesare pentru asigurarea condițiilor materiale necesare funcționării grupurilor tehnice de lucru de pe lângă comisiile tenice, constituite în conformitate cu prevederile Ordinului Prefectului nr.480/25.09.2020, în vederea susținerii activităților Biroului Electoral Județean Ilfov, la alegerile pentru Senat și Camera Deputaților

Servicii de inventariere a fondului arhivistic existent în arhiva instituției și întocmirea documentelor de evidență în conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996 privind Arhivele Naționale, republicată, cu modificările și completările ulterioare (inventare pe termene de păstrare, registre în format fizic și electronic, alte documente de evidență, în cantitate de 11000 de dosare și Suport tehnic pentru întocmirea lucrării de selecționare a documentelor cu termen de păstrare expirat în anul 2020, preluarea fizică de către prestator a unităților arhivistice propuse pentru casare, în păstrare până la realizarea predării acestora către o societate specializată, în vederea distrugerii lor, servicii necesare în vederea asigurării condițiilor materiale funcționării grupurilor tehnice de lucru de pe lângă comisiile tehnice, constituite în conformitate cu prevederile Ordinului Prefectului nr.480/25.09.2020, în vederea susținerii activităților Biroului Electoral Județean Ilfov, la alegerile pentru Senat și Camera Deputaților.

Servicii de formare si legare a documentelor, CONFORM CONTRACT Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate de la autoritatea contractantă pe baza de procese verbale de predare-primire, după care prestatorul va transporta documentele la sediul său cu mijloace de transport adecvate. Prestatorul organizează, efectuează şi monitorizează transportul documentelor de la sediul beneficiarului la punctul său de lucru. Fondul este încărcat în mijloace de transport corespunzătoare, destinate exclusiv transportului documentelor. Mijloacele de transport sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. Prestatorul dispune de aplicaţie software AROBS, care permite introducerea unui traseu prestabilit, localizarea şi monitorizarea parcului auto. La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție. Aceste operațiuni se vor realiza fără costuri suplimentare. Gruparea și ordonarea documentelor Documentele vor fi scoase din bibliorafturi, cutii, pachete. Se va face delimitarea structurilor organizatorice şi stabilirea apartenenţei documentelor la structurile creatoare, stabilirea anilor extremi ai documentelor, pe baza Nomenclatorului Arhivistic pus la dispoziţie de autoritatea contractantă sau a Planului Metodic de lucru. Documentele preluate vor fi ordonate pe structurile organizatorice ale autorității contractante și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic

Servicii de inventariere a documentelor, CONFORM CONTRACT Va fi supus operaţiunii de inventariere întregul fond arhivistic care va face obiectul contractului. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleași termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment/structură organizatorică din cadrul autorității contractante, conform criteriului de ordonare stabilit inițial. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme. Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent. La rubrica „Conținutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Emitentul și destinatarul vor fi trecuți în inventar numai dacă sunt alții decât creatorul fondului. La sfârșitul inventarului se va menționa: „Acest inventar conține .... file și ..... unități arhivistice”, urmate de data întocmirii și de numele și semnatura persoanei care a întocmit inventarul. Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de predare-primire și vor fi predate

Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate de la beneficiar/servicii/departamente pe bază de proces-verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Conform autorizațiilor de funcționare ale prestatorului de servicii, documentele pot fi prelucrate în spațiile proprii. Documentele preluate pot fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție. Ordonarea și gruparea documentelor Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, în baza prevederilor legale în vigoare. Constituirea unităţilor arhivistice Documentele grupate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice:

Constituirea unităților arhivistice Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii ambelor părți. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. Toate documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform prevederilor legale în vigoare. Documentele ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Pe copertă se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea beneficiarului - denumirea compartimentului creator - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. În funcție de genul documentelor conținute și de problema la care se referă acestea, un dosar poate avea un număr variabil de file, care poate fi cuprins între 1 și 250-300 de file. În cazul depăşirii numărului maxim de 250-300 de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Documentele care sunt în format mai mare se vor plia corespunzător pentru încadrarea la format A4. Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încâ

I. Preluarea și transportul documentelor Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. Grupare și ordonarea documentelor Documentele preluate vor fi grupate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic al beneficiarului (dacă există) sau în baza prevederilor legale în vigoare. III. Constituirea unităților arhivistice (dosarelor) și legarea acestora Documentele ordonate se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice (dosarele). Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din nomenclatorul arhivistic (dacă există) - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumul

Valoarea totala estimata este de 134.496,00 lei, fara TVA, defalcata astfel: - Servicii de prelucrare a documentelor – 9.600 ua x 9,53 lei/ua, fara TVA = 91.488,00 lei, fara TVA - Servicii de inventariere – 9.600 ua x 4,48 lei/ua, fara TVA = 43.008,00 lei, fara TVA Valoarea totală a serviciilor de prelucrare si inventariere a documentelor se va stabili prin aplicarea prețurilor unitare la cantitatea efectivă de documente care va parcurge etapele menționate mai sus, fara a se depasi valoarea totala estimata. Preturi unitare: Servicii de prelucrare a documentelor – 9,53 lei/ua, fara TVA Servicii de inventariere – 4,48 lei/ua, fara TVA, conform contract

Pachet servicii de digitizare si indexare a declaratiilor privind contributia de 0,12%, cu o valoarea totala estimata de 64.801,50 lei, fara TVA, din care: - digitizarea (scanarea) documentelor pentru un nr estimat de 233.000 declaratii aferente perioadei 2014 - 30.06.2020 - 0,27 lei/pag. - 62.910,00 lei, fara TVA; - Indexarea documentelor (dupa CUI) pentru un nr estimat de 3783 dosare - 0,50 lei/index, fara TVA - 1.891,50 lei, fara TVA . Documentele se scanează faţă/verso (dacă e cazul), alb-negru/300 dpi și se vor elimina paginile albe. În funcţie de starea documentelor și de importanța lor se va modifica rezoluția de scanare. Indexarea se va realiza la nivel de dosar (u.a.) dupa CUI. Refacerea unitătilor arhivistice pregătite pentru digitizare - după scanarea documentelor, unitățile arhivistice pregătite pentru digitizare se refac în forma inițială. Toate fișierele scanate vor fi salvate și predate pe un suport electronic (DVD sau HDD), în baza unui proces verbal de recepție semnat de reprezentanții ambelor părți. Valoarea finala a serviciilor de digitizate a documentelor se va stabili prin aplicarea prețurilor unitare la cantitatea efectivă de documente care va parcurge etapele menționate mai sus, fara a se depasi valoarea totala estimata.

Etapa I -Preluarea documentelor: Confirmările de primire vor fi preluate de la achizitor în cutii, pe bază de proces-verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii acestuia şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul achizitorului la sediul prestatorului cu un mijloc de transport adecvat. Mijlocul de transport utilizat este dotat cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. Etapa II–Pregătirea ducumentelor în vederea scanării Documentele vor fi pregătite pentru scanare (eliminare părți metalice, îndreptare foi). Etapa II –Scanarea doc Confirmările de primire vor fi scanante în ordinea în care sunt în cutie, alb-negru, la rezoluția de 300 dpi. Se va scana doar fața fiecărei confirmări. Pentru fiecare cutie se va crea un folder în care se vor salva confirmările scanate din cutia respectivă. Fiecare confirmare de primire se va salva ca fișier separat de tip PDF/A. Fiecare fișier se va indexa cu numărul de înregistrare al confirmării. Pentru fiecare cutie se va genera un raport electronic cu numerele de înregistrare ale confirmărilor de primire conținute. Etapa IV–Predarea cutiilor și a documentelor în format digital După scanarea tuturor confirmărilor de primire, acestea se vor preda achizitorului pe bază de proces-verbal. Vor fi predate, de asemenea toate fișierele PDF/A indexate și salvate pe CD, DVD sau Stick USB, împreună cu rapoartele generate pentru fiecare cutie în parte. 34041 CONF PRIMIRE. CF CONTRACT.

TIPIZATE 2020 conform Anexei cu Necesarul de tipizate

Rafturile metalice pentru arhiva au urmatoarele caracteristici tehnice: • rafturile sunt rezistente în timp si sunt confectionate din materiale incombustibile (metal) acoperite cu vopsele stabile, anticorozive si fara emanatii care pot duce la degradarea materialului depozitat; • rafturile vor fi montate astfel încât sa se asigure o utilizare eficienta a spatiilor, cât si o evacuare rapida a materialului arhivistic depozitat; • capacitatea portanta pe polita de 1,00 metru lungime este de 120 - 130 kg; • asamblarea politelor pe picioarele rafturilor este de tip surub – piulita; • înaltimea picioarelor este de 2,50 m • lungimea politelor este de 1,00 m; • latimea politelor este de 0,30 m; • distanta intre polite este: 35 cm • numarul de polite care vor fi montate pe un modul este 6; • pasul de reglare pe înălțime a polițelor este de 5 cm; • livrarea și montarea modulelor de raft sunt asigurate de catre furnizor. Garantia rafturilor este de 10 ani de la data receptionarii acestora, cu o perioada de maxim 48 ore de la data notificarii de remediere a eventualelor deficiente sau eventual inlocuire in cazul in care deficientele nu se pot remedia. Termenul de livrare si montaj este maxim 30 de zile lucratoare de la semnarea contractului.